MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

¿QUE ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
Un manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

• Tratamiento de No Conformidades
• Auditoría Interna
• Sistema de Mejora
• Control de la documentación.

Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.
Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en función del sector en el que se esté implantando; Agencias de Viajes, Hoteles, Oficinas de Información Turística, Convention Bureau, etc., ya que existe una norma específica para cada uno de los sectores; en contraposición tenemos la norma ISO que es igual para todas las empresas que quieran implantarla, sea cual sea su actividad.

¿CUALES SON LAS PARTES QUE LO CONFORMAN?

Este documento debe incorporar la siguiente información:

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  • • Logotipo de la organización.

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  • • Nombre oficial de la organización.

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  • • Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en 

  • • • • anotarse el nombre de la misma.

  
  
  
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  • • Lugar y fecha de elaboración.

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  • • Nùmero de revisión (en su caso).

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  • • Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

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  • • Clave de la forma. En primer tèrmino, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ultimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y el nùmero debe colocarse un guiòn o diagonal.

¿PARA QUE SE UTILIZA?

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitaciòn del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.